En restaurantchef skal få bemanding, reservationer, køkken og servering til at hænge sammen gennem en arbejdsdag med skiftende tempo. Det kræver mere end en fyldt kalender. Opgaverne skal løses i en rækkefølge, der giver grundlag for at træffe beslutninger og sikrer, at medarbejderne ved, hvad de skal gøre. Planlægningen begynder med rammerne for driften og bliver gradvist mere konkret frem mod den enkelte servering.

Restaurantchefens plan begynder med driftsrammerne

Før du fordeler vagter eller sætter tid af til administration, skal du kende restaurantens rammer. Åbningstider, antal siddepladser, køkkenets kapacitet og økonomiske mål sætter grænserne for planlægningen. Det samme gør arbejdsdelingen mellem ejer, køkkenchef og restaurantchef. Er den uklar, risikerer to personer at træffe forskellige beslutninger om den samme opgave, mens andre opgaver bliver overset.

Begynd med at afklare, hvilke beslutninger du selv kan træffe, og hvilke der kræver en aftale med andre. Det gælder blandt andet ekstra bemanding, ændrede åbningstider, større indkøb og håndtering af gæsteklager. Skriv ansvarsfordelingen ned i et format, som bliver brugt i hverdagen. En kort, ajourført beskrivelse er mere anvendelig end et langt dokument, som ingen åbner.

Fastlæg derefter tidspunkterne for de tilbagevendende opgaver. Vagtplanlægning, bestillinger, lønregistrering og opfølgning på omsætning har forskellige frister. Når opgaverne ligger i kalenderen, kan du se, hvilke oplysninger der skal være klar hvornår. Det skaber en tydelig rækkefølge og mindsker behovet for at træffe administrative beslutninger midt under serveringen.

Læs reservationerne før du vurderer bemandingen

Næste trin er at danne et billede af den forventede aktivitet. Antallet af reservationer er udgangspunktet, men tallet kan ikke stå alene. Ankomsttidspunkter, selskabernes størrelse, aftalte menuer og forventet opholdstid påvirker arbejdspresset. Mange gæster fordelt over aftenen stiller andre krav end det samme antal gæster, der ankommer inden for et kort tidsrum.

Gennemgå reservationerne og de oplysninger, der har betydning for serveringen. Særlige ønsker og oplyste allergier skal registreres tydeligt og afklares med køkkenet efter restaurantens procedurer. Bordplanen skal samtidig passe til lokalets indretning og de aftaler, der er lavet med gæsterne. En ledig stol er ikke nødvendigvis en plads, der uden videre kan sælges. Der skal også være tid og personale til at betjene gæsten.

Som restaurantchef skal du desuden tage højde for gæster uden reservation. Brug restaurantens egne registreringer som grundlag, hvis de findes, og vær tydelig om usikkerheden i vurderingen. Målet er et konkret skøn over aktiviteten i hver del af dagen. Først derefter giver det mening at beslutte, hvor mange medarbejdere der skal møde, og hvilke kompetencer der er brug for på vagten.

Læg vagtplanen efter funktioner og belastning

Når du har et billede af den forventede aktivitet, kan du lægge vagtplanen. Start med funktionerne frem for navnene. Nogen skal tage imod gæster, styre bordfordelingen, servere, håndtere drikkevarer og afslutte betalinger. I en mindre restaurant kan samme person varetage flere funktioner, men opgaverne forsvinder ikke af den grund. Planen skal vise, hvordan de bliver dækket, også når flere borde kræver opmærksomhed samtidig.

Fordel derefter vagterne efter medarbejdernes erfaring og oplæring. En ny medarbejder har brug for en tydelig kontaktperson og opgaver, der passer til det, vedkommende har lært. Regn derfor ikke med, at en medarbejder under oplæring kan arbejde på lige fod med en erfaren kollega fra første vagt. Afsæt også tid til klargøring og afslutning, så bemandingen ikke kun dækker de timer, hvor gæsterne sidder ved bordene.

Kontrollér til sidst planen mod ansættelsesaftaler, gældende regler og en eventuel overenskomst. Ansættelsesaftalen, som fastlægger din løn som restaurantchef, bør også tydeliggøre, hvordan ekstra arbejdstid håndteres. Pauser, hviletid og varsling skal indgå fra begyndelsen. Aftal samtidig en fremgangsmåde ved sygdom og ændringer. Medarbejderne skal vide, hvem de kontakter, og hvem der kan godkende et vagtbytte. Ellers bliver den planlagte bemanding hurtigt til en række private aftaler, som ledelsen mangler overblik over.

Afstem køkken, lager og salg før dagen låses

Når bemandingen er lagt, skal planen holdes op mod det, restauranten faktisk kan levere. Køkkenchefen skal kende det forventede antal gæster, deres ankomsttidspunkter og de aftaler, der afviger fra den almindelige servering. Restaurantchefen skal til gengæld kende begrænsninger i menuen, udsolgte varer og ændringer, som får betydning for gæsternes valg. Den afstemning skal ske, før personalet begynder at love noget ved bordene.

Varebestillinger skal tage højde for både behov og leveringstid. Det er ikke nok at opdage på dagen, at der mangler noget. Aftal, hvem der kontrollerer beholdningen, hvem der bestiller, og hvornår leverancer bliver modtaget og kontrolleret. Fordelingen mellem køkken, bar og restaurantledelse skal være tydelig, så de samme varer ikke bliver bestilt flere gange, eller en bestilling falder mellem to ansvarsområder.

Hold også øje med udstyr og forbrugsvarer. Betalingsterminaler, bonruller, glas og rent linned indgår ikke i menuen, men mangler kan standse arbejdet. Gennemgangen skal give køkken og restaurantledelse en fælles forståelse af dagens udbud og begrænsninger. Derefter kan resten af holdet få præcise beskeder, som de kan bruge i samtalerne med gæsterne.

Brug briefing til at omsætte planen til handling

Inden dørene åbner, skal planen omsættes til konkrete beskeder. En briefing behøver ikke være lang, men den skal ligge på et tidspunkt, hvor medarbejderne har mulighed for at lytte. Gennemgå dagens forventede belastning, bordfordeling, opgaveansvar og ændringer i menuen. Fortæl også, hvem der træffer beslutninger, hvis serveringen ikke kan forløbe som planlagt.

Et selskab på otte personer kan eksempelvis have bestilt bord kl. 18.30 og skulle videre kl. 20.00. Det har betydning for både modtagelsen, bestillingen og køkkenets prioritering. Står oplysningen kun i en reservationsnote, kan tjeneren overse den. Ved briefingen kan den bordansvarlige få til opgave at bekræfte tidsrammen med gæsterne og koordinere serveringen med køkkenet.

Giv plads til afklarende spørgsmål, før briefingen slutter. Bed medarbejderne sige til, hvis en opgave mangler en ansvarlig, eller en aftale virker uklar. Det giver mere konkrete svar end blot at spørge, om alle er klar. Kontrollér derefter, at nødvendige ændringer er skrevet ind dér, hvor personalet finder dagens oplysninger. Mundtlige beskeder bør ikke være den eneste dokumentation for aftaler, som flere skal arbejde efter.

Styr servicen gennem tydelige beslutningspunkter

Under servicen ændrer restaurantchefens arbejde karakter. Nu handler det mindre om at udforme planen og mere om at opdage, hvor den ikke længere passer til situationen. Følg gæsternes ankomst, ventetiden på bestillinger, køkkenets tilbagemeldinger og medarbejdernes arbejdsbelastning. Du behøver ikke kontrollere hver bevægelse, men du skal kunne se, når et problem er ved at brede sig.

Aftal på forhånd, hvilke forhold der kræver en beslutning fra dig. Det kan være ændringer i bordplacering, længere ventetid eller behov for at begrænse nye reservationer. Når ansvaret er tydeligt, slipper medarbejderne for at lede efter en godkendelse, mens gæsterne venter. Samtidig mindsker du risikoen for, at flere personer giver modstridende beskeder om den samme situation.

Pas på med selv at overtage en enkelt station så længe, at du mister overblikket. Praktisk hjælp kan være nødvendig, men nogen skal fortsat koordinere arbejdet på tværs af restauranten. Fortæl kort, hvad der bliver ændret, hvem der gør hvad, og hvornår I følger op. En justering fungerer først, når de berørte medarbejdere har forstået den og kan handle efter den. Det gælder også køkkenet, som ikke nødvendigvis kan høre, hvad der bliver aftalt ude i restauranten.

Luk vagten med oplysninger til næste arbejdsdag

Når de sidste gæster er gået, er arbejdet endnu ikke afsluttet. Lukningen skal både sikre lokalet og efterlade brugbare oplysninger til næste hold. Fordel ansvaret for oprydning, rengøring efter stedets procedurer, optælling og kontrol af udstyr. Den enkelte medarbejder skal vide, hvornår opgaven er færdig, og hvem der godkender den samlede afslutning.

Afstem betalinger og registreringer efter restaurantens faste arbejdsgang. Afvigelser skal undersøges og noteres, mens de relevante oplysninger stadig er tilgængelige. Det samme gælder arbejdstid og ændringer i bemandingen. Udskydes registreringen flere dage, bliver det vanskeligere at skelne mellem den oprindelige vagtplan og det arbejde, der faktisk blev udført.

Notér derefter det, næste vagt eller næste planlægningsrunde har brug for. Beskriv hændelsen konkret, dens betydning og den aftalte opfølgning. Skriv, hvem der skal kontakte en gæst, bestille en manglende vare eller få kontrolleret udstyr. Giv opgaven en frist, og placér ansvaret hos en navngiven medarbejder. Et notat om forsinket servering bør for eksempel angive, hvornår forsinkelsen opstod, hvilke borde den berørte, og hvad næste vagt skal følge op på. Så har den ansvarlige noget konkret at arbejde videre med.